Para atender à demanda da Black Friday 2023 (data importante de vendas) sem contratempos, o Grupo Casas Bahia, com uma longa história no varejo brasileiro, precisou aumentar sua capacidade de processamento de dados e dashboards. Foi quando eles foram apresentados ao Microsoft Fabric e ao Autoscaling no Microsoft Power BI Premium. Essa poderosa combinação criou a base usada pela empresa para construir um novo e poderoso ambiente que se tornaria sinônimo de sucesso e seria pioneiro na América Latina.

O Grupo Casas Bahia, com mais de seis décadas de história no varejo brasileiro, almeja se consolidar como uma plataforma omnichannel de gestão de relacionamento e consumo, tendo o cliente como elemento central de todo o seu ecossistema. Para isso, o grupo, formado pelas marcas Casas Bahia, Ponto, Bartira, Extra.com, banQi, Rede Celer, ASAPLog e CNT, oferece ao consumidor a possibilidade de utilizar seus serviços e produtos quando, onde e como quiser.

Um desafio iminente

Diante de um cenário de demanda em constante crescimento, o Grupo Casas Bahia gerencia mais de 3 mil relatórios, distribuídos por 208 espaços de trabalho do Power BI Premium. A equipe, que possui uma base de mais de 12 mil usuários ativos, precisava de acesso imediato a insights valiosos durante a época mais importante do ano para o comércio, permitindo a tomada de decisões ágeis em todos os setores da organização.

Com a chegada da Black Friday 2023 (evento que se tornou a principal data do comércio varejista brasileiro – superando feriados tradicionais, como Natal e Dia das Mães), o Grupo Casas Bahia precisava de uma solução capaz de eliminar gargalos que impedissem a velocidade e a escala em seu ambiente de análise de dados. Trata-se de um elemento essencial para a estratégia do grupo, em que são gerados relatórios tanto para sua equipe de vendas quanto para o combate a fraudes. Sobre esse cenário, o analista de dados Denisson Ferreira da Silva, que atua diretamente na linha de frente do Grupo, lembra: “vínhamos de um período de apagar incêndios”.

Uma solução inesperada

A varejista precisava lidar com os desafios que vinha enfrentando diariamente devido ao grande volume de dados e que costuma atingir seu pico durante o período promocional. Para isso, a coordenadora de Business Intelligence do Grupo Casas Bahia, Fabíola Campos de Carvalho Rocha, pediu à Microsoft, cerca de um mês antes da Black Friday, um aumento na capacidade base do Microsoft Power BI Premium. No entanto, a resolução não viria como se imaginava: “No último minuto, entendemos que não teríamos essa capacidade extra, e nossa alternativa era expandir a capacidade de processamento via Microsoft Fabric.”

Por se tratar de uma solução nova no mercado, a equipe se preocupou com o potencial da ferramenta e sua capacidade de atender às necessidades do conglomerado durante a principal data de vendas.

Da apreensão à primeira história de sucesso do Microsoft Fabric na América Latina
O grande teste para o Grupo Casas Bahia era usar, em um curto espaço de tempo, uma ferramenta com a qual não estavam familiarizados. “O desafio foi enorme no momento mais crítico da empresa, que foi a Black Friday. O medo existia, mas não nos paralisava. Nós íamos fazer isso e ser bem-sucedidos!”, conta Fabíola.

Nos primeiros meses do ano, sob a gestão de Renato Tironi da Silva, gerente executivo de Engenharia de Dados, foi realizada a primeira avaliação de ambiente para um melhor entendimento das lacunas e pontos de oportunidade para um melhor consumo. Com esses pontos determinados, foi criada uma força-tarefa para realizar o mapeamento e a implementação dos “ganhos rápidos” para uma evolução do ambiente atual. Nesta primeira fase, foi implementada uma melhor distribuição dos espaços de trabalho, uma limpeza dos painéis críticos e uma melhor estrutura de implantação.

Com o mapeamento e as primeiras otimizações concluídas, a equipe implantou um centro de excelência (CoE) com as melhores práticas para as áreas de negócio. Após essa ação, mais próximo à Black Friday, a segunda etapa do processo começou com o apoio de um engenheiro de dados da Microsoft.

Com o suporte da engenharia, foi definido o plano de ação para garantir o maior evento do varejo nacional. Um ambiente para o envio de relatórios foi criado no Microsoft Fabric e, em paralelo, o dimensionamento automático no Power BI Premium foi acionado para ambientes existentes, redistribuindo os espaços de trabalho entre o Microsoft Fabric e o Power BI Premium para aumentar a resiliência e a capacidade de processamento, minimizando o risco e o impacto de possíveis incidentes.

Os recursos intuitivos do Microsoft Fabric nas mãos de uma equipe de qualidade
O gerente de BI e Analytics do Grupo Casas Bahia, Bruno Vinícius dos Santos, fala sobre a recepção do Microsoft Fabric pela equipe de TI: “Ficamos muito felizes com a facilidade de adoção da ferramenta. Com pouco tempo para estudar, conseguimos adotar rapidamente a plataforma. Ficamos tranquilos pelo fato de já termos trabalhado com todo o pacote da Microsoft e o bom suporte que tínhamos.”

De fato, essa implementação se deu de forma ágil: eles iniciaram o processo na sexta-feira anterior ao início do período crítico da Black Friday. No sábado, os ambientes do Microsoft Fabric foram criados e o dimensionamento automático no Power BI Premium foi ativado. Já no domingo, os espaços de trabalho foram distribuídos e preparados para o início das promoções na segunda-feira.

“Conversamos com o pessoal da Microsoft antes da implementação, e eles nos disseram que seria muito simples e intuitivo. Na última hora, precisávamos redistribuir as cargas. Ativamos o ambiente no Microsoft Fabric e criamos um ambiente lá. Ficamos apreensivos, pois pensamos que não seria assim tão simples quanto nos disseram. Mas, literalmente, subimos as escadas, montamos e, na segunda-feira de manhã, estava tudo bem!”, conta Robson Soares de Oliveira, Coordenador de Business Analytics do Grupo Casas Bahia.

Satisfação do usuário e zero incidentes

O projeto foi bem-sucedido e superou as expectativas de todas as equipes envolvidas, desde o TI até os gerentes de loja física e executivos do grupo. Foi um sucesso do ponto de vista da estabilidade do ambiente, na geração de relatórios e uso de dados – nas vendas e na frente de prevenção de fraudes – o que trouxe um enorme ganho ao eliminar possíveis perdas financeiras.

“Não houve incidentes e, dada a configuração de última hora, isso é um sucesso absoluto. Ouvimos muitos elogios das áreas de negócio sobre a estabilidade do ambiente”, conta Robson Soares sobre o resultado do projeto.

A gerente executiva de Advanced Analytics do Grupo Casas Bahia, Glaucia Tatiana Ferrari, concorda: “Nossa métrica de sucesso foi absorver o crescimento da demanda da Black Friday de uma forma que passaria despercebida pelas áreas. Isso nos indicaria que, de fato, o trabalho foi muito bem-feito. E foi o que aconteceu. Só não passamos totalmente despercebidos porque o trabalho foi muito bem-feito e recebemos um excelente feedback.”, conta.

Fazer mais com menos

Após a experiência bem-sucedida com o Microsoft Fabric, a equipe de TI do grupo está focada em otimizar as operações para gerar economia. “Queremos gastar menos e ter um desempenho melhor”, afirma Bruno Vinícius dos Santos.

“O Grupo Casas Bahia tem uma equipe muito forte que faz acontecer. Eles conseguiram, em pouco tempo, adicionar o Microsoft Fabric aos ambientes existentes do Microsoft Power BI Premium para atender à Black Friday, criando um modelo de sucesso.”, conclui Fabio Dias, gerente de contas de Customer Success da Microsoft Brasil.