Com um alto volume de transações financeiras, incluindo as tarefas diárias do Contas a Pagar e Receber, que rodam uma média de 80 pagamentos diários – cerca de 1.700 títulos ao mês, a Möet Hennessy – divisão de vinhos e destilados do grupo LVMH – contratou a Accesstage, empresa especializada em pagamentos B2B e Gestão Financeira, para automatizar rotinas da área financeira.

O objetivo do contrato é proporcionar mais segurança às transações, que por demandarem muito tempo e conferência manual, estavam sempre sujeitas a atrasos e erros humanos. Detalhes que sempre corriam o risco de serem barrados em auditorias internas da organização, além de trazerem prejuízos para a operação.

Para atender a esta necessidade da empresa, a Möet buscou no mercado um provedor que pudesse trazer não só o aumento da segurança em si, já muito esperado por todos, mas que também proporcionasse outras vantagens que gerassem impactos positivos para o negócio.

Assim, a equipe de Contas a Pagar e Receber passou a contar com a criptografia e com a solução de EDI Accesstage, da Accesstage. Segundo a gerente de Tesouraria da Möet Hennessy, Katherine Nogueira, a segurança dos arquivos, que passaram a ser criptografados e restritos, ou seja, sem a interferência manual de profissionais da área, passou a ser inquestionável.

“Após encriptarmos os arquivos tanto de retorno, quanto de remessa, conseguimos fazer uma melhoria no nosso sistema, deixando a operação mais automatizada. Hoje nós não temos acesso aos arquivos que vem e vão para o banco, ou seja, não há possibilidade de manipulação e possíveis erros humanos. Atendemos os requisitos de auditoria e ganhamos muito mais segurança e assertividade nas operações”, comenta Katherine.

De acordo com a executiva, antes da parceria era possível ocorrer erros como o envio de um arquivo em duplicidade para os bancos, já que todo o processo era manual. “A automatização veio para nos trazer a tranquilidade de realizar toda a operação com a certeza de um processo sem desvios e ruídos do começo ao fim”, afirma Katherine.
E as vantagens foram além da segurança, a equipe de Katherine ganhou agilidade para concluir as atividades operacionais da área e passou a ter mais tempo para investir em ações estratégicas.

Nova rotina

Antes de implantar o sistema Accesstage, o profissional precisava selecionar a duplicata ou pagamento, gerar o arquivo de remessa e enviar para o banco; pegar o arquivo de volta no servidor e salvar no próprio PC; o passo seguinte era subir o arquivo de forma manual no portal do banco, que recebia o arquivo em texto, processava a entrada do pagamento ou da cobrança e disponibilizava para a empresa, que precisava ficar monitorando o portal para saber quando o arquivo de retorno estaria disponível. Depois disso, ainda era necessário baixar o arquivo final, salvar no computador, fazer uma análise sobre o processamento e gerar um relatório.

Com a solução da Accesstage, a rotina mudou e pode ser descrita da seguinte forma: o usuário seleciona as duplicatas ou pagamentos e processa a geração da remessa, na sequência já recebe a notificação e um relatório completo e detalhado da operação por e-mail confirmando que o processamento do retorno foi concluído.

Com essa significativa mudança na rotina foi possível otimizar o tempo dedicado para essas atividades operacionais, que precisam acontecer todos os dias. “Com isso, conseguimos reduzir cerca de 50% do tempo dedicado diariamente para este trabalho”, afirma Katherine.

A equipe de Contas a Pagar e Receber da Möet, composta por quatro profissionais, sentiu uma redução imediata de quatro horas nas tarefas do time e da área financeira.
“A parceria também virou um ponto positivo para a auditoria, tanto que hoje vamos além do contas a pagar e receber. Passamos a utilizar a solução da Accesstage também na folha de pagamento da empresa e viramos referência em resolução de pontos pós auditoria.”, concluí Katherine.